Politique de confidentialité
Dernière mise à jour : 19 juin 2026
En bref. Flexina SRL traite vos données uniquement pour fournir le service Flexina Field. Nous hébergeons et opérons l'IA en propre, en Europe. Nous ne vendons jamais vos données et ne les partageons pas à des fins publicitaires. Chaque société cliente est isolée techniquement. Vous gardez le contrôle de vos bons et pouvez exercer vos droits à tout moment.
1. Responsable du traitement
Le responsable du traitement est Flexina SRL, Boulevard de la Sauvenière 144, 4000 Liège, Belgique — BCE BE 0895.193.994. Contact pour toute question relative aux données : contact@flexinafield.com.
2. Données que nous traitons
Selon votre usage du site et du service, nous pouvons traiter :
- Données de compte : nom, prénom, e-mail professionnel, téléphone, société, rôle.
- Données de facturation : raison sociale, adresse, numéro de TVA, historique d'abonnement.
- Données métier (contenu client) : modèles de bons, bons d'intervention, fiches clients, sites, équipements, photos, signatures, données de géolocalisation que vous renseignez.
- Données techniques : journaux de connexion, adresse IP, type d'appareil, données strictement nécessaires au fonctionnement et à la sécurité.
- Données de contact : informations transmises via nos formulaires (demande de démo, support).
Les données métier vous appartiennent. Flexina SRL agit à leur égard en qualité de sous-traitant au sens du RGPD : nous ne les traitons que sur vos instructions, pour fournir le service.
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Fournir et exploiter le service, gérer votre compte | Exécution du contrat |
| Facturation et obligations comptables | Obligation légale |
| Traitement OCR / IA des documents que vous soumettez | Exécution du contrat / vos instructions |
| Support, amélioration et sécurité du service | Intérêt légitime |
| Réponse à vos demandes de contact / démo | Consentement / mesures précontractuelles |
| Communications relatives au service | Intérêt légitime / consentement |
4. Intelligence artificielle & OCR
La reconnaissance des documents (transformation d'une fiche papier en bon) est réalisée sur l'infrastructure propre de Flexina SRL, située dans l'Union européenne. Les documents que vous soumettez à l'OCR ne sont pas transmis à un prestataire d'IA tiers et ne sont pas utilisés pour entraîner des modèles partagés avec d'autres clients.
5. Destinataires et sous-traitants
Vos données sont accessibles aux seuls membres habilités de Flexina SRL et, le cas échéant, à des sous-traitants techniques strictement nécessaires (hébergement, paiement, e-mail transactionnel), encadrés par des accords conformes à l'article 28 du RGPD et situés dans l'UE/EEE. Nous ne vendons ni ne louons vos données à des tiers.
6. Transferts hors UE
Nos traitements sont opérés au sein de l'Union européenne. En l'absence de transfert hors UE pour le cœur du service, aucun mécanisme de transfert international n'est requis. Si un tel transfert devenait nécessaire, il serait encadré par les garanties appropriées (clauses contractuelles types) et vous en seriez informé.
7. Durée de conservation
- Données de compte : pendant la durée de l'abonnement, puis supprimées ou anonymisées dans un délai raisonnable après la clôture.
- Données métier : conservées tant que votre compte est actif ; restituables et supprimables à votre demande. Après résiliation, elles sont supprimées dans un délai convenu (par défaut 30 à 90 jours), sauf obligation légale contraire.
- Données de facturation : conservées le temps imposé par les obligations comptables et fiscales (généralement 7 à 10 ans).
- Journaux techniques : durée limitée nécessaire à la sécurité.
8. Vos droits
Conformément au RGPD, vous disposez des droits suivants :
- Droit d'accès, de rectification et d'effacement ;
- Droit à la limitation et à l'opposition au traitement ;
- Droit à la portabilité de vos données ;
- Droit de retirer votre consentement à tout moment ;
- Droit d'introduire une réclamation auprès d'une autorité de contrôle.
Pour exercer ces droits, écrivez à contact@flexinafield.com. Lorsque vous êtes utilisateur final d'un client professionnel, nous vous réorientons vers ce client, responsable du traitement des données métier.
9. Autorité de contrôle
Vous pouvez introduire une réclamation auprès de l'Autorité de protection des données belge (APD / Gegevensbeschermingsautoriteit, Rue de la Presse 35, 1000 Bruxelles — autoriteprotectiondonnees.be), ou auprès de l'autorité de votre pays de résidence (en France, la CNIL).
10. Cookies
Le site vitrine utilise uniquement les cookies et technologies strictement nécessaires à son fonctionnement et à la mesure d'audience anonyme. Aucun cookie publicitaire ni traceur tiers de profilage n'est déposé sans votre consentement. L'application du service peut utiliser un stockage local technique (mode hors-ligne) indispensable à son fonctionnement.
11. Sécurité
Flexina SRL met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées : chiffrement des échanges, isolation des données par société (architecture multi-tenant), contrôle des accès et journalisation. Aucune transmission sur Internet n'étant infaillible, nous ne pouvons garantir une sécurité absolue, mais nous nous engageons à réagir promptement à tout incident et à respecter nos obligations de notification.
12. Modifications
La présente politique peut être mise à jour. Toute modification substantielle vous sera communiquée par les moyens appropriés. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.